第一條 為規(guī)范中國應(yīng)急救援人員關(guān)愛和礦山塵肺病防治基金 會(huì)（ 以下簡稱基金會(huì)）檔案管理，增強(qiáng)本基金會(huì)檔案的實(shí)用性和有 效性，特制定本制度。

第二條 歸檔范圍

基金會(huì)的規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔 案、勞動(dòng)工資、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、 項(xiàng)目方案、及所有涉及基金會(huì)的請示、報(bào)告、批復(fù)、紀(jì)要、通知、 信件等各類文件資料。

第三條 檔案管理工作由基金會(huì)秘書處綜合部負(fù)責(zé)，綜合部設(shè)檔 案管理員具體負(fù)責(zé)。

第四條 檔案管理員的職責(zé)：保證基金會(huì)及各部門的原始資料及 單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

第五條 資料的收集與整理

（一）基金會(huì)的歸檔資料實(shí)行 “年度歸檔”制度，即：每年的 一月為上年度檔案資料歸檔期；

（二）在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各業(yè)務(wù)部門收 繳應(yīng)該歸檔的原始資料，各部門應(yīng)積極配合與支持；

（三）凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔；

（四）各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否 歸檔；

（五）檔案管理員根據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

第六條 資料的分類與歸檔

（一）檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān) 規(guī)定執(zhí)行；

（二）檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此 規(guī)定范圍內(nèi)。

第七條 檔案的借閱

（一）基金會(huì)工作人員因工作需要，借閱非密級檔案可直接通 過檔案管理員辦理借閱手續(xù)；

（二）基金會(huì)檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別，絕密 級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密 級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過 4 小時(shí)。秘密級檔案 的借閱必須由秘書長批準(zhǔn)；

（三）檔案借閱者必須做到：

1.愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改；

2.注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

第八條 檔案的銷毀

（一）基金會(huì)任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀檔案資料；

（二）當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)， 由檔案管理員填寫《檔案資 料銷毀審批表》，經(jīng)秘書長審核批準(zhǔn)后執(zhí)行；

（三）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的基金會(huì)檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對， 將 批準(zhǔn)的《檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并 歸檔。登記表永久保存；

（四）在銷毀檔案資料時(shí)，必須由秘書長或辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

第九條 本制度由理事會(huì)負(fù)責(zé)解釋。

第十條 本制度由 2005 年 10 月 31 日第一屆二次理事會(huì)審議通 過并實(shí)施。經(jīng) 2022 年 12 月 28 屆四次理事會(huì)重新修訂并實(shí)施。